Personio, fondée en 2015, permet aux entreprises de gérer plus facilement et efficacement leurs effectifs. La plateforme logicielle de l’entreprise rationalise et automatise les tâches de gestion des RH et des talents pour les petites et moyennes entreprises et offre de nombreuses fonctionnalités pour la gestion des données des employés, la paie, le recrutement, le suivi du temps, la gestion des absences, la gestion des performances, etc.
L’équipe de formation des clients de Personio développe une expertise en matière de produits et de ressources humaines à grande échelle. Ils développent différents types de contenu, notamment des articles du centre d’aide, des cours de la Voyager Academy, des notes de version, des bulletins d’information, etc. Pour mieux soutenir l’ensemble de la clientèle de Personio, l’équipe s’est donné pour priorité de rendre le contenu d’assistance disponible en plusieurs langues.
Challenge
Personio comprend qu’un bon service client, en particulier lorsqu’il est fourni dans la langue maternelle du client, est un facteur de différenciation. Cependant, il était clair pour toutes les personnes impliquées que le flux de travail existant de Personio n’était pas évolutif.
L’équipe copiait et collait manuellement le contenu source allemand de Zendesk et envoyait ces fichiers par e-mail à une agence de traduction en Australie. Les linguistes traduisaient le contenu en anglais et envoyaient les traductions par e-mail à Personio, que Personio copiait et collait dans Zendesk. La cadence fonctionnait bien - étant donné les décalages horaires, les fichiers pouvaient essentiellement être traduits du jour au lendemain - mais le processus était lourd et manuel. Traduire dans d’autres langues serait impossible.
De plus, si les ressources internes pouvaient rédiger et réviser certains contenus, la bande passante limitée était un obstacle à la mise à l’échelle de ces efforts. Personio souhaitait donc une solution qui lui permette d’utiliser ses ressources internes lorsqu’elle le souhaite, mais de la compléter facilement par des ressources externes selon les besoins, sans perturber le flux de travail ni compromettre la qualité. Toute personne travaillant sur le contenu doit avoir accès aux ressources linguistiques les plus récentes pour garantir la qualité et la cohérence.
Solution
Personio s’est associé à Smartling pour éliminer les tâches manuelles, centraliser ses efforts de localisation et traduire la documentation d’assistance de l’entreprise à grande échelle tout en maintenant un haut niveau de qualité.
Désormais, demander des traductions est simple. L’intégration Zendesk de Smartling signifie que Personio peut envoyer des fichiers à traduire - que ce soit à son partenaire de traduction en Australie, à des ressources internes ou aux solutions de traduction de Smartling - directement depuis Zendesk dans de nombreuses langues en quelques clics.
En outre, le glossaire, le guide de style et la mémoire de traduction de Personio sont stockés sur la plateforme Smartling. Les linguistes externes et les réviseurs internes peuvent se référer à ces ressources linguistiques tout en travaillant sur le contenu de l’outil de TAO (traduction assistée par ordinateur) de Smartling, ce qui garantit la cohérence et facilite le maintien des normes de qualité. Une fois le contenu traduit, les traductions approuvées sont automatiquement ajoutées à la mémoire de traduction de Personio et appliquées aux traductions futures.
Enfin, à mesure que les volumes de traduction augmentaient et que l’ajout de langues devenait une option viable, l’équipe de formation de contenu de Personio a commencé à utiliser la solution de traduction automatique neuronale (NMT) de Smartling. Cela a permis d’améliorer l’efficacité et, en même temps, de réduire les coûts en produisant des résultats de haute qualité qui peuvent être envoyés directement aux réviseurs internes de Personio.
Résultats
Ces changements ont permis de réaliser d’importantes économies de temps et d’argent. Par exemple, l’équipe de formation de contenu de Personio s’attend à ce que la mise en œuvre de la NMT l’aide à économiser 40 % de son budget de traduction actuel. Ils prévoient également qu’en tirant parti de la NMT, ils seront en mesure de réduire d’au moins la moitié du temps consacré à l’examen interne.
Plus important encore, Personio est désormais en mesure d’étendre ses efforts de localisation, ce qui facilite la prise en langue de ses clients et fournit un service client multilingue de premier ordre aux services RH à travers l’Europe.
Les projets futurs incluent le réinvestissement de l’argent économisé en élargissant leur offre linguistique, une entreprise qui est désormais réalisable grâce au partenariat de Personio avec Smartling. L’équipe de formation au contenu de Personio espère également y parvenir sans augmenter le nombre de réviseurs internes. Au lieu de cela, ils prévoient de mettre en œuvre un flux de travail de post-édition NMT plus humain en utilisant des ressources externes et de surveiller la qualité avec le programme complet d’évaluation de la qualité de Smartling. Enfin, l’équipe continuera à évoluer vers un processus de traduction entièrement automatisé qui démarre immédiatement après la publication de son contenu source et se termine par la publication de traductions soignées et de haute qualité dans toutes les langues cibles.
