Huit fonctionnalités à rechercher (et les questions à poser)
Contenu sponsorisé par IDG
De nombreuses entreprises traduisent leurs sites Web pour un public mondial de la manière suivante :
- Copier-coller des phrases dans des feuilles de calcul Excel - Envoyer les feuilles de calcul aux traducteurs - Attendre le retour des traductions
Le plus souvent, ce processus lent et fastidieux fait perdre du temps et des ressources aux entreprises, et semble même avoir pris du retard.
À l'heure actuelle, les logiciels ont suffisamment mûri pour automatiser les étapes du processus de traduction (en évitant complètement les feuilles de calcul) et améliorer la précision des passages traduits afin de refléter le contexte et le ton souhaités. Il est temps que les entreprises investissent dans un système de gestion de la traduction (TMS). Le temps passé, en fait.
Pour toute entreprise qui n'a pas encore automatisé son processus de traduction, voici quelques informations de base : un TMS est un moyen d'automatiser la collecte de contenu, les déclencheurs de flux de travail, les notifications et la diffusion du contenu traduit. Il s'agit d'un écosystème qui fournit aux traducteurs les outils dont ils ont besoin pour traduire correctement le contenu avec la meilleure qualité possible. Un TMS permet également de rationaliser les communications entre les différents membres de l'équipe dans le monde entier. Ce type de collaboration au sein d'une organisation est essentiel au bon déroulement des projets et au respect des délais.
Un peu d'histoire
Les TMS, qui sont apparus pour la première fois en 2005, sont issus de technologies apparues à la fin des années 1990. Les outils de traduction assistée par ordinateur (TAO) segmentaient le contenu en petits morceaux pour faciliter la tâche des traducteurs, tandis que la mémoire de traduction (TM) comprenait une base de données de traductions déjà terminées qui pourraient être réutilisées dans de futurs projets. Cependant, les entreprises n'avaient souvent aucune visibilité sur la manière dont les prestataires de services linguistiques utilisaient ces outils, et les mises à jour de la TM de chaque client étaient effectuées manuellement. Lorsque le concept TMS a été créé, il a automatisé les mises à jour de la TM et a veillé à ce que la TM soit réutilisée lorsque les mêmes besoins de traduction se présentaient à plusieurs reprises. Il a également ajouté une assurance qualité systématique au processus.
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisant ces premières versions de TMS envisagent de passer à une version de nouvelle génération qui maximise l'automatisation du processus de traduction. En termes simples, ces nouvelles technologies de gestion de la traduction sont plus configurables et plus adaptables que par le passé.
Essentiellement, un TMS crée une plus grande efficacité dans le processus de traduction, une plus grande précision du contenu traduit dans le contexte du site Web ou d'autres formats dans lesquels il apparaît et, en fin de compte, des économies de coûts. Avant de décrire les principales caractéristiques à prendre en compte lors de l'évaluation d'un TMS de nouvelle génération, voici quelques informations sur ce qui donne aux entreprises qui effectuent des traductions leurs plus gros maux de tête.
Quels sont les principaux problèmes auxquels les entreprises sont confrontées lors de la création de traductions ?
L'une des difficultés auxquelles les entreprises sont confrontées avec les traductions tourne autour du volume de contenu qu'une entreprise propose et des endroits où le contenu apparaît, que ce soit sur les sites Web de marketing ou dans les produits et services eux-mêmes.
Il pourrait y avoir plusieurs portails numériques destinés aux clients qui doivent être traduits. Par exemple, une entreprise peut avoir besoin que les e-mails de sa plate-forme d'automatisation du marketing soient traduits pour un marché international. Ensuite, ils ont besoin de traduire les pages de destination associées dans leur système de gestion de contenu pour gérer les demandes et les transactions des clients. Enfin, ils peuvent avoir un site Web d'assistance pour gérer les tickets d'assistance. L'objectif devient donc : comment rendre disponible une traduction pour chaque phrase, expression ou mot qui soit répétable et structurée pour être utilisée dans ces multiples contextes, et potentiellement encore plus à mesure que l'entreprise évolue.
Un deuxième problème connexe auquel les entreprises sont généralement confrontées consiste à s'assurer que les traductions du même contenu ne sont pas effectuées deux fois et payées deux fois. Lorsqu'une traduction de l'anglais vers le français est effectuée pour une partie du site Web d'une entreprise, un processus doit être mis en place pour empêcher une traduction répétée de la même phrase dans une autre partie du site Web de l'entreprise. Il semble évident que le travail redondant doit être évité, mais sans le bon processus en place, cela arrive. En effet, des équipes distinctes sont souvent déconnectées et incapables de partager des ressources. De plus, ils sont souvent pressés de publier ou de distribuer du matériel traduit.
Troisièmement, une fois qu'une entreprise a du matériel entre les mains des bons traducteurs, des problèmes de contexte surviennent souvent. Si un traducteur ne reçoit qu'une phrase ou un corps de texte dans une feuille de calcul, il peut être complètement séparé d'une image sur un site Web ou d'un autre matériel contextuel tel qu'un tableau ou un graphique. Par exemple, si un traducteur traduit un seul mot sur un site Web, il peut avoir besoin de le traduire d'une manière particulière si ce mot se trouve dans la barre de navigation supérieure du site Web, par rapport au corps du texte. Voir le contexte dans lequel le mot doit apparaître aide le traducteur à trouver le bon mot et à s'assurer que le contenu est traduit d'une manière qui ne perturbe pas la conception ou la mise en page du site Web. Lorsque vient le temps de traduire, il est important de disposer d'outils pour communiquer aux traducteurs la signification précise des termes, en contexte.
Si une entreprise est confrontée à l'un ou à l'ensemble de ces problèmes, il peut être temps de commencer à choisir un TMS. Ils peuvent bénéficier de l'automatisation des aspects de la traduction pour réduire les coûts, améliorer le contexte des traductions ou accélérer le flux de travail. De plus, un TMS fiable pourrait aider une entreprise à établir une cohérence de marque entre les unités commerciales ou les zones géographiques, à définir quelle unité ou groupe de travail est propriétaire d'un processus et à améliorer la transparence.
Commencer au tout début avec un TMS de nouvelle génération
Avant de commencer toute sensibilisation des fournisseurs de TMS, il est important d'évaluer quels éléments d'un TMS sont essentiels et lesquels sont souhaitables dans les années à venir. Les acheteurs doivent se rappeler de rechercher les préoccupations de base dans tout achat de logiciel : Cela fonctionnera-t-il dans mon entreprise ? Correspond-il à nos objectifs ? Pouvons-nous nous le permettre à grande échelle ?
Huit caractéristiques clés à rechercher dans un TMS. Tous sont essentiels.
1. Intégrations. La priorité absolue de l'acheteur doit être de s'assurer qu'un futur TMS se connecte aux systèmes existants qui contiennent du contenu de traduction. Posez la question suivante : "Est-ce que le TMS fournit une base pour le "pull" automatique du contenu source et le "push" du contenu traduit ? Le TMS fournit-il les bases nécessaires à l'extraction automatique du contenu source et à l'importation du contenu traduit ? Un élément de cette caractéristique clé est de savoir si le TMS prend en charge les formats les plus importants utilisés dans une organisation. Par exemple, dans le domaine du marketing et de la conception, le TMS prend-il en charge Adobe InDesign ou Illustrator pour la création de documents imprimés, et les documents Photoshop (PSD) pour le travail avec des couches d'images individuelles dans une image stockée ? Dans le domaine des transactions et du marketing sortant, le TMS prend-il en charge le HTML, y compris les pages d'atterrissage et les modèles de courrier électronique ?
2. Gestion des fournisseurs + flux de travail intelligents. Il est important que les acheteurs sachent s'ils peuvent intégrer leur ensemble personnalisé de fournisseurs de traduction, de méthodes de traduction et de ressources dans le TMS. Question : Le TMS donne-t-il à mon entreprise la flexibilité nécessaire pour choisir les méthodes de traduction, que les traductions soient effectuées par des professionnels, par des machines, en interne ou par le biais de sources participatives ? Au fur et à mesure que les acheteurs définissent les étapes de leur processus de traduction et la place de chaque fournisseur, les acheteurs doivent savoir si le TMS peut transférer les projets de traduction d'un fournisseur à l'autre. Question : Le TMS propose-t-il des moyens de déplacer automatiquement les projets dans l'ordre approprié, en commençant par un traducteur, puis vers un éditeur, puis vers un réviseur interne, par exemple ?
3. Contexte visuel. Toute personne travaillant avec un contenu source doit en connaître le contexte, c'est-à-dire le format et la mise en page d'origine de ce contenu et la manière dont le texte traduit doit s'intégrer dans cette mise en page et ce format. Dans le cas contraire, la précision de la traduction devient une conjecture de la part du traducteur humain. Le traducteur peut être amené à faire des suppositions sur la manière dont le texte est utilisé, ce qui conduit à un résultat qui n'est pas aligné sur le message ou les attentes de la marque du client. Posez la question : Le TMS fournit-il un contexte visuel à partir du matériel source original sous la forme d'une capture d'écran ou d'un autre moyen ?
4. Mémoire de traduction en temps réel + ressources linguistiques. La mémoire de traduction est une base de données des traductions actuelles et passées effectuées par une organisation. Les ressources linguistiques comprennent un glossaire de termes, qui indique si un terme doit ou non être traduit. Ces ressources linguistiques comprennent également un guide de style qui répond aux questions générales concernant la manière dont une traduction doit sonner ou l'impression qu'elle doit laisser aux lecteurs. Il peut aborder les questions de style formel, informel ou décontracté nécessaires à un contenu spécifique. Enfin, les ressources linguistiques comprennent des règles et des conseils sur le moment où il convient de modifier les traductions dans la MT. Posez la question : Le SGT comprend-il une MT et un ensemble de ressources linguistiques, et quels sont les principaux éléments de chacun ?
5. Des API pour tout. Les interfaces de programmation d'applications (API) sont des outils que les acheteurs peuvent utiliser pour rationaliser leur processus de traduction. Ces outils sont particulièrement utiles pour intégrer un TMS à d'autres systèmes contenant du contenu, qu'il s'agisse de systèmes de gestion de contenu de sites web, de catalogues d'informations sur les produits, de plateformes d'automatisation du marketing, de systèmes d'assistance ou de tout ce qui se trouve entre les deux. Certains fournisseurs proposent des connecteurs prêts à l'emploi pour les plateformes les plus courantes. Cependant, il est important que les acheteurs demandent aux fournisseurs de TMS si leur technologie peut prendre en charge des points d'extrémité d'API ouverts afin de personnaliser les intégrations pour les technologies maison. Posez la question : Quels types d'API ce TMS propose-t-il ?
6. Rapports et visibilité/contrôle des coûts. La plupart des entreprises cherchent à prendre des décisions ayant un impact sur leurs résultats en se basant sur des faits et des données concrets. Un bon fournisseur de TMS offrira un accès aux données par le biais d'une combinaison de rapports en temps réel et à la demande. Il est important que les acheteurs sachent si leur fournisseur de TMS peut produire plusieurs rapports permettant de contrôler et de gérer de manière globale les performances en matière de rapidité et de qualité des traductions sur des marchés et des sites spécifiques. Les entreprises doivent rechercher une solution capable de distiller des informations clés sur tous les aspects de leur processus de traduction, tels que l'utilisation de la plate-forme, la productivité des utilisateurs et des ressources, la qualité du contenu et les dépenses totales de traduction. Les meilleurs fournisseurs proposent des analyses approfondies et des rapports détaillés sur chaque projet de traduction spécifique et peuvent agréger les données sur l'ensemble du contenu et des langues de l'entreprise afin d'évaluer les performances de l'entreprise et de calculer le retour sur investissement global. Demande : Comment puis-je obtenir des rapports dans le TMS, une fois qu'il est configuré ?
7. Axé sur les données et basé sur l'informatique en nuage. La possibilité de connecter un TMS à un traitement basé sur l'informatique en nuage permet d'accéder rapidement à des données et à des informations sur les mises à jour des traductions et à d'autres informations qui ne se trouveraient pas sur site. Ce type d'intelligence pourrait potentiellement aider à appliquer des mises à jour sans avoir besoin d'appliquer des correctifs et des services packs. Demandez : Comment le TMS utilise-t-il les services en nuage pour stocker les données et l'intelligence, et automatise-t-il les mises à jour des traductions ?
8. Cadre de sécurité avancé. Avec les nombreuses menaces de cybersécurité qui affectent les applications et les services, les serveurs de stockage et même les réseaux qui connectent les services en nuage, il est impératif de s'interroger sur la façon dont un TMS reste sécurisé et de continuer à suivre la façon dont la sécurité est mise à jour une fois qu'un TMS est utilisé. Dans ce livre blanc, la sécurité figure en dernière position sur les huit caractéristiques importantes prioritaires, car c'est une chose que les clients devraient généralement attendre d'un fournisseur de TMS. Pourtant, une sécurité insuffisante pourrait être la cause des plus gros problèmes. Parmi tous les domaines de sécurité dont il faut se préoccuper, l'un des plus urgents est le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne, qui est maintenant en vigueur. Posez la question : Ce TMS prend-il en charge toutes ces normes et certifications de sécurité : GDPR, SSAE 16 SOC2, PCI DSS L1, HIPAA et autres ?
Pour résumer, ces huit fonctionnalités clés correspondent à ce que les entreprises devraient attendre d'un TMS de nouvelle génération qui s'appuie sur les fonctionnalités contenues dans les systèmes TMS 1.0 antérieurs. Les systèmes TMS 2.0 d'aujourd'hui sont personnalisables, configurables et adaptables. Ils travaillent avec le cloud pour accéder à des informations en temps réel partout dans le monde, permettant ainsi à une main-d'œuvre dispersée. Un TMS efficace et moderne automatise la collecte de contenu, le flux de travail et la livraison de contenu traduit.
Un TMS efficace devrait également créer une approche totalement nouvelle des traductions, traitant le processus de traduction comme un utilitaire qui fonctionne aussi efficacement que l'ouverture d'un robinet. De cette façon, une entreprise qui déploie un TMS peut se concentrer sur son cœur de métier, en proposant des mises à jour rapides, des améliorations et de nouveaux produits et services sans se soucier du temps qu'il faudra pour traduire et partager ces mises à jour partout.
Pour en savoir plus sur le TMS de Smartling, consultez le site smartling.com.
