Lorsque la plupart des gens pensent aux services de traduction, ils pensent à la traduction de sites web, de livres, de documents marketing et de documents juridiques. Cependant, les entreprises internationales ont souvent besoin de documents financiers - y compris des feuilles de calcul Excel - traduits d'une langue source vers une langue cible.
Cet article traite des considérations particulières à prendre en compte pour traduire des données d'Excel dans une nouvelle langue. Vous y découvrirez les outils disponibles pour effectuer ce travail et les limites des applications tierces gratuites et des fonctionnalités intégrées. Il présente également des alternatives aux applications gratuites pour les utilisateurs professionnels qui ont besoin de traductions certifiées et de gestion de projet.
Qu'est-ce que la traduction dans Excel ?
La traduction de documents Excel consiste à remplacer les données textuelles d'une feuille de calcul Excel par du texte dans une langue cible. La traduction de documents Excel est essentielle pour les entreprises qui créent des données financières destinées à un public international.
La traduction de données de feuilles de calcul répond aux mêmes exigences que les autres types de traductions, mais le format de la feuille de calcul présente quelques défis particuliers. Selon la méthode utilisée pour traduire les feuilles de calcul Excel, un contrôle de qualité supplémentaire peut s'avérer nécessaire pour garantir la traduction exacte des chiffres et la préservation des formules Excel.
Les inconvénients de la gestion de la traduction dans les outils natifs d'Excel
Les outils Microsoft Translator offrent aux utilisateurs occasionnels des services de traduction de base grâce à un outil de traduction native situé dans l'onglet Révision du ruban de navigation. Cependant, il y a quelques conditions à respecter avant d'utiliser cette fonctionnalité.
Voici comment trouver et utiliser l'outil de traduction automatique intégré à Excel :
- Ouvrez le classeur Excel à traduire. Sélectionnez Traduire. Le volet Traducteur s'ouvre à droite de l'écran.
- L'outil de traduction traduit les données de l'onglet de la langue source (détectée automatiquement ou sélectionnée manuellement) vers la langue cible que vous avez choisie.
- La traduction apparaît dans le volet inférieur, à droite. Vous devrez copier-coller le texte traduit dans le document.
Notez que la traduction ne préserve pas les formules ou les fonctions Excel dans votre feuille de calcul, faites donc preuve de prudence lorsque vous faites des copier-coller. De même, les outils de traduction automatique tels que ceux des produits Microsoft Excel sont sujets à des erreurs de traduction. Il est donc recommandé de faire réviser le contenu par un locuteur natif de la langue cible ou d'ajouter une étape de révision dans votre flux de travail, si cela est possible.
Cette fonction est idéale pour les petits projets et l'usage personnel. Elle n'est pas destinée à remplacer la traduction professionnelle de documents commerciaux.
Autre option : Télécharger le document Excel vers Google Translate
Google Translate est un outil Web gratuit qui permet de traduire des documents dans plus de 100 langues différentes telles que l'anglais, le français, l'espagnol, l'allemand, le chinois, etc. L'outil permet aux utilisateurs de couper et de coller un bloc de texte dans un champ ou de télécharger un document à traduire.
Pour utiliser Google Translate, ouvrez votre fichier Excel et cliquez sur "Translate" dans le menu supérieur. Sélectionnez ensuite votre langue cible.
Veuillez noter que Google Translate présente le texte traduit dans la fenêtre du navigateur pour consultation. Il n'est pas possible de télécharger une feuille de calcul Excel traduite à partir de l'application après la traduction. Encore une fois, il s'agit d'une excellente option pour les utilisateurs occasionnels qui ont besoin de lire un texte simple dans une feuille de calcul. Ce n'est pas l'option préférée des utilisateurs professionnels qui ont besoin d'une traduction professionnelle, car la documentation commerciale présente souvent des difficultés pour la traduction automatique.
Sachez également que l'utilisation d'une application tierce gratuite basée sur un navigateur présente un risque de violation des données. Évitez d'utiliser Google Translate ou tout autre service gratuit pour traduire des informations sensibles ou confidentielles.
Quelles sont les conséquences d'une traduction de mauvaise qualité dans Excel ?
Les problèmes de traduction et de corruption de données ont des conséquences concrètes pour les entreprises. Dans le meilleur des cas, une mauvaise traduction alourdit la charge de travail du personnel comptable, qui doit trouver les problèmes et y remédier. Dans le pire des cas, les fausses déclarations dans les données financières entraînent des risques et des responsabilités pour l'entreprise.
Manque de clarté : Excel est le format de choix pour les rapports financiers. Le programme gère des calculs complexes et des fonctions avancées telles que la planification et l’analyse de scénarios hypothétiques. Les documents Excel peuvent perdre en clarté ou déformer les données en cas de traduction inexacte ou de modification des données ou des formules. Pour garantir l’intégrité des données financières, optez pour une traduction certifiée à l’aide d’un TMS.
Enjeux stratégiques : Les équipes de direction utilisent souvent les données financières pour élaborer des stratégies commerciales et éclairer les décisions. Une mauvaise traduction ou des problèmes de formule peuvent conduire à des décisions basées sur des informations inexactes. Même de petits changements dans la signification ou les calculs des documents peuvent avoir des conséquences à long terme.
Rapports inexacts : Les équipes financières s’appuient sur des données précises pour exécuter des fonctions financières telles que la clôture de fin de mois et le reporting. Une mauvaise traduction ou des données incorrectes entraînent des problèmes de reporting financier et des résultats d’audit défavorables. La traduction certifiée à l’aide d’un TMS permet à l’équipe financière de s’appuyer sur les données des documents de traduction.
Responsabilité potentielle : Une traduction financière ou juridique inexacte engage la responsabilité du propriétaire d’un document. Par exemple, si la traduction d’un contrat ou d’un document financier introduit des erreurs ou une ambiguïté, elle peut compromettre une transaction commerciale ou nuire à la réputation. Cela est particulièrement probable dans les documents Excel, où Traduction automatique peut modifier les formules et les calculs. Cela peut présenter des problèmes coûteux ou des retards dans les activités commerciales.
Augmentation des coûts : Les erreurs dans la documentation financière peuvent coûter cher. Des données inexactes peuvent modifier les paramètres de négociation, créer de la confusion entre les parties à une transaction ou introduire des coûts supplémentaires. Même si l’équipe détecte des inexactitudes dans une traduction, la recherche et la correction prennent du temps et de l’argent. Tous ces résultats font grimper les coûts directs et indirects. Pour cette raison, de nombreuses entreprises investissent dans des services de traduction professionnels pour contrôler les coûts et réduire les problèmes.
Une meilleure alternative : Introduction aux systèmes de gestion des traductions (TMS)
Les logiciels de traduction professionnelle comme Smartling aident les utilisateurs professionnels à gérer les projets de traduction du début à la fin au sein d'une plateforme unique. Conçus pour l'assurance qualité en entreprise, les systèmes de gestion des traductions professionnelles permettent aux utilisateurs d'accéder à des services de traduction automatique ou humaine en fonction de leur budget ou du type de contenu.
Les systèmes professionnels de gestion des traductions offrent des services qui vont au-delà de la simple traduction. Smartling propose des contrôles d'assurance qualité (AQ) et une qualité de traduction garantie. Cela permet de s'assurer que le contenu traduit respecte les directives stylistiques de l'entreprise et les normes de la marque, et qu'il correspond à la langue source et au contenu traduit.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un TMS ?
La gestion de la traduction offre aux utilisateurs professionnels de nombreux avantages par rapport à une application tierce gratuite. En utilisant un TMS, les utilisateurs ont accès à une technologie de traduction IA de pointe, à des traducteurs humains de langue maternelle, à la vérification des erreurs, à une documentation certifiée, et bien plus encore.
Voici les avantages dont bénéficient les utilisateurs lorsqu'ils font appel à un service de traduction professionnel :
1Livraison plus rapide2: les TMS offrent des systèmes rationalisés pour la gestion de la traduction. Grâce à la technologie de l’IA et au traducteur humain de langue maternelle, les TMS peuvent traduire rapidement le contenu sans sacrifier la précision. Les TMS sont conçus pour gérer les workflow de bout en bout d’un projet de traduction, de l’attribution des tâches au suivi de l’avancement en passant par la livraison d’une traduction de haute qualité. Cela permet également aux utilisateurs de suivre l’avancement et la livraison de leurs documents.
Traduction de meilleure qualité : Alors que les applications de traduction tierces gratuites peuvent gérer des mots et des phrases simples, ces outils ne peuvent pas fournir une traduction plus complexe ou nuancée comme un TMS. Les services de traduction construisent des flux de travail de plus en plus efficaces et des produits de traduction automatique plus sensibles. Cela signifie que la qualité de traduction que vous recevrez d’un TMS dépassera de loin celle d’un service gratuit comme Google traduire ou ChatGPT.
Traduction assistée par la technologie : La traduction assistée par l’IA peut économiser du temps et des efforts lors de la traduction d’un grand projet, en réduisant le travail manuel et en garantissant la précision tout au long du processus de traduction. Un TMS peut associer la traduction automatique à l’assurance de la qualité humaine pour éliminer les erreurs ou capturer les nuances dans la langue cible. Avec un TMS comme Smartling, les utilisateurs obtiennent le meilleur des deux mondes : une traduction automatique forte associée à une touche humaine.
Rentabilité : Les TMS fournissent aux entreprises des services de traduction rentables en rationalisant les processus et en éliminant les coûts inutiles. Avec un TMS, les entreprises externalisent leurs besoins de traduction à un service externe qui peut fournir une traduction plus précise et plus fiable. Un TMS peut également automatiser le processus de traduction, ce qui réduit les coûts de main-d’œuvre manuelle associés à la traduction.
Fonctionnalités à rechercher dans les outils de traduction au-delà d'Excel
Si les fonctions gratuites permettent de traduire rapidement des documents personnels, les entreprises ont souvent besoin de services de traduction professionnels. Lorsque vous évaluez les fournisseurs de services, recherchez une entreprise qui propose les fonctions de traduction suivantes :
Traducteurs de langue maternelle
Les locuteurs natifs offrent la traduction la plus précise et la meilleure connaissance du contexte culturel d'un projet de traduction. Bien que les traducteurs puissent être compétents dans plusieurs langues, la maîtrise de la langue cible par les locuteurs natifs est importante pour maintenir l'exactitude et la fidélité du texte traduit.
Transcréation services
La transcréation est un type de traduction qui va au-delà du sens littéral des mots, en tenant compte du contexte culturel et des éléments du public cible. La transcréation nécessite un traducteur humain (RICE) doté d’une créativité et d’une connaissance approfondie de la langue et de la culture cibles, car elle implique de comprendre le public cible et le message que le texte original source entend communiquer.
Sécurité des données
La traduction numérique exige des utilisateurs qu'ils transmettent des informations sensibles et confidentielles au TMS. Assurez-vous que le fournisseur offre des fonctions modernes de sécurité des données, telles que le cryptage et le stockage sécurisé des données, afin de préserver la confidentialité. Veillez également à ce que les traducteurs et les autres personnes qui travaillent avec des documents le fassent dans le cadre d'un accord de non-divulgation (NDA) afin de garantir la confidentialité des données.
Workflow management
La gestion des flux de travail aide les entreprises à gérer leur flux de projets de traduction. Les fournisseurs de TMS modernes automatisent les processus pour économiser du temps et de l'argent. Si votre entreprise a besoin de services de traduction continus pour desservir plusieurs marchés, recherchez un fournisseur de services qui s'engage fermement à fournir des services gérés pour la traduction.
Rationalisez votre flux de traduction avec Smartling
Smartling offre aux utilisateurs professionnels les meilleures fonctionnalités et technologies pour gérer la traduction à grande échelle. Notre combinaison primée de traduction automatique, de traduction automatique neuronale et de traducteurs humains garantit la précision et la fiabilité de chaque projet de traduction. Smartling offre également des fonctionnalités de niveau entreprise pour les équipes :
- Intégrations et technologie pour rationaliser la traduction
- Outils de reporting et d'analyse pour évaluer la qualité et l'efficacité du contenu
- Gestion des utilisateurs et des projets pour un contrôle complet des actifs traduits
Pour voir Smartling en action, regardez notre démo de cinq minutes ou prenez rendez-vous avec un spécialiste de la traduction.
